Czym jest system POS i dlaczego jest ważny dla Twojego biznesu?

POS terminal płatniczy

 

System POS (ang. Point of Sale) to zintegrowana sieć urządzeń z opracowanym specjalnie dla nich oprogramowaniem. Taka konfiguracja tworzy stanowisko obsługi klienta – najczęściej kasowe. System ten to nieoceniona pomoc w prowadzeniu przedsiębiorstwa, pomaga bowiem utrzymywać ład i przejrzystość naszych finansów.

 

Jak działa system POS?

 

Główną funkcję systemu stanowi rejestracja podstawowych danych sprzedażowych: formę płatności, miejsce zawartej transakcji, dane osobowe klienta albo numer NIP, nazwę usługi wraz z jej ceną i stawką podatku VAT. Rejestrowanie danych w systemie dokonuje się dzięki całej gamie urządzeń, takich jak: drukarki fiskalne, drukarki rachunków wstępnych, skanery kodów kreskowych, czytniki kart. Urządzenia te mogą pracować samodzielnie, bardzo często jednak łączy je sieć wzajemnych zależności.

Posiadanie stanowiska kasowego to obowiązek każdego punktu, który prowadzi sprzedaż produktu lub usługi na skalę masową. Nie jest wymagane nabywanie wszystkich wymienionych w poprzednim akapicie urządzeń; szczegółową listę sprzętu obligatoryjnego przedstawiają określone ustawy wraz z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów.

Systemy POS nie mają charakteru jednolitego; mogą być projektowane indywidualnie, w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Projekt taki powstaje po przeprowadzonej telefonicznie lub osobiście analizie wdrożeniowej. Jeżeli analiza taka dotyczy większych projektów, bezwzględnie powinna zostać przeprowadzona jeszcze przed zakończeniem prac remontowo – budowlanych w obrębie powstającego obiektu. Wdrożenie systemu wiąże się bowiem z koniecznością zainstalowania stosownej sieci kabli, jak również z właściwym rozmieszczeniem kas.

 

Zalety systemów POS i zasady jego działania

 

Systemy POS nadają się do wdrożenia w lokalach handlowych i gastronomicznych: restauracjach, sklepach, hotelach, klubach, placówkach medycznych czy urzędach. Głównym celem ich używania jest koordynacja i poprawa przepływu informacji między wszystkimi zainteresowanymi stronami transakcji: obsługą, klientem oraz właścicielem. Niezależne badania pokazały, że prawidłowo wprowadzony system zapewnia bardzo duży, bo wynoszący ok. 60%, wzrost przepływu informacji, każdy klient zostaje natomiast obsłużony w czasie o 25% krótszym niż miałoby to miejsce w lokalu pozbawionym systemu POS. Zdaniem ekspertów, niezwykle pozytywnym wpływem na jakość i efektywność pracy odznacza się zwłaszcza wdrożenie systemów dotykowych. Bardzo szczegółowe analizy, połączone z możliwością natychmiastowego wglądu w stan magazynu, sprawiają, że zarządzanie towarem i budżetem staje się łatwiejsze oraz w stu procentach przewidywalne.

Niektórzy przedsiębiorcy wzbraniają się przed wprowadzeniem u siebie systemu POS ze strachu przed bardzo wysoką ceną niezbędnego oprogramowania. Tymczasem okazuje się, iż wcale nie musi ono nas wiele kosztować. Wręcz przeciwnie – dostęp do niego możemy uzyskać za darmo. Niektórzy producenci oferują swoje oprogramowanie poprzez tzw. „open source”, czyli wolny dostęp. Szczegółowe dane uzyskamy bez trudu dzięki Internetowi.