Faktury VAT – jak rozliczyć?

faktury

Wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury. Jak to robić? Obecnie faktura elektroniczna została w ustawie o podatku od towarów i usług zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Jaki program do wystawiania faktur kupić?

Czym są faktury? Jaki program do wystawiania faktur się przyda?

Faktura to rachunek wystawiany przez podatnika VAT w celu udokumentowania dokonania określonej czynności. Faktury wystawiają zarejestrowani podatnicy VAT, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, które nie są podatnikami. Dokument może mieć formę elektroniczną, ale ważne jest, by zawierał wszystkie elementy nakazane przez przepisy polskiego prawa, czyli: datę wystawienia, numer, imię i nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku, kwoty opustów lub obniżek cen, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto oraz kwotę należności ogółem. Wszystkie te dane muszą być uwzględnione przez program do wystawiania faktur, który automatycznie wstawi wszystkie dane, które są w nim zapisane (np. kolejny numer dokumentu, data wydania, dane naszej firmy). Faktura może być wystawiona zarówno w programie pakietu Office (np. Excel lub Word), jak i w formie komunikat XML albo w pliku PDF. Faktura elektroniczna musi być nie tylko wystawiona, ale również i otrzymana w formacie elektronicznym.

Jakie są warunki stosowania programu do wystawiania faktur?

Poszukując programu do wystawiania faktur możemy skorzystać z takiego, który jest udostępniany bezpłatnie. Programy mają funkcje niezbędne do wystawiania faktur VAT, zaliczkowych, końcowych, pro-forma oraz korygujących, a także paragonów fiskalnych. Wyposaża się je także w gotowe szablony wydruku, na których możemy umieścić logo firmy. Jeśli wystawiamy dużo faktur, kupmy program, który można zintegrować z bankowością online, co pozwala na monitorowanie wpłat dokonywanych przez kontrahentów. Dobrej jakości program dla osób, które zajmują się sprzedażą towarów ma opcję, dzięki której możemy zawrzeć dane o asortymencie, którym dysponujemy, a co za tym idzie – wystawić dokumenty sprzedażowe, rejestrować dokumenty kosztowe, monitorować płatności, a także wysyłać przypomnienia do klientów, którzy zalegają z zapłatą.

Wybór programu do wystawiania faktur powinien być podyktowany wielkością firmy oraz jej potrzebami. Rozliczanie faktur jest koniecznością, a dzięki oprogramowaniu zrobimy to sprawnie.