W jakich warunkach transportować dokumenty?

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, konieczne jest archiwizowanie dokumentów księgowych przez pięć lat, a wiele innych druków trzeba przechowywać dłużej. W przedsiębiorstwie każdego dnia drukuje się i tworzy wiele plików. Oznacza to, że trzeba przygotować duże archiwum, w którym znajdzie się miejsce dla dokumentów. Jeśli brakuje wolnej powierzchni, przechowywanie dokumentów można zlecić zewnętrznej firmie. Jak zorganizować transport dokumentów?

Czy warto korzystać z usług firmy archiwizującej? Jak przygotować transport dokumentów?

Firma, która działa kilka lat, z pewnością zgromadziła wiele dokumentów, a część z nich musi być archiwizowana. Im więcej dokumentów, tym więcej półek i regałów potrzebujemy. Dlatego coraz więcej firm korzysta z usług polegających na zewnętrznym archiwizowaniu dokumentów. Tego typu firmy są coraz bardziej profesjonalne i dostarczają nam nie tylko miejsce, ale i narzędzia niezbędne do archiwizacji, czyli pudełka, teczki i segregatory, a nawet systemy elektroniczne, ułatwiające wyszukanie interesującego nas dokumentu. Większość firm składujących daje możliwość dostępu do dokumentów praktycznie przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Dokumenty trzeba tam przewieźć. Jak się za to zabrać?

Jak zorganizować transport dokumentów, by nie ucierpiały w drodze?

Temat transportu dokumentów jest ważny dla osób, które prowadzą własną działalność gospodarczą i mają profesjonalne biuro. Wybierzmy zaufaną i sprawdzoną firmę przeprowadzkową o dobrej renomie. Często zdarza się bowiem, że przewożone dokumenty mają charakter poufny, czyli zawierają dane osobowe, wiadomości o wynagrodzeniach czy numery kont. Warto w takim wypadku dodatkowo zabezpieczyć ładunek. Są na rynku firmy, które specjalizują się chociażby w transporcie dokumentacji „wrażliwej”. Pamiętajmy, że wyspecjalizowana firma ma odpowiednie pojemniki do przewodu. W czasie transportu dokumentów sprawdzają się kosze, pudła i pojemniki, np. zamykane szyfrem lub na klucz, odporne na uszkodzenia mechaniczne oraz wilgoć. Dodatkowym zabezpieczeniem może okazać się również tzw. plombowanie pojemników. Jeśli szczególnie obawiamy się zniszczenia czy zagubienia dokumentów, możemy zatrudnić jedną firmę do przewozu dokumentów, a drugą do transportu mienia.

Co warto wiedzieć zanim zdecydujemy się na transport dokumentów?

Zanim zdecydujemy się na skorzystanie z usług firmy, która zajmuje się transportem dokumentów i ich archiwizacją dokumentów, musimy sprawdzić, czy dysponuje ona odpowiednimi warunkami przechowywania, ma w tym doświadczenie, a jej pracownicy znają przepisy prawa. Znajomość zasad i procedur jest bardzo ważna, gdyż to my prawnie odpowiadamy za to, by dokumenty były odpowiednio przechowywane.

Odpowiednia archiwizacja plików to obowiązek każdego pracodawcy. Jeżeli nie mamy na to warunków, zaufajmy profesjonalnej firmie, która zrobi to za nas i zadbajmy o odpowiedni transport dokumentów.